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Offre d'emploi : chef de service A1 pour le service Finances

La Commune de Quiévrain souhaite engager un chef de service A1 (h/f/x) pour le service Finances, dans le cadre d’un contrat à durée déterminée, APE, à temps plein.

Mission 

Le chef de service au sein du service finances est chargé des tâches administratives qui touchent le cadre budgétaire, la comptabilité et l'équilibre budgétaire de l'institution communale, c'est-à-dire la gestion des dépenses et des recettes. Il est également chargé du contrôle des entités consolidées en matière financière (tutelle sur les fabriques d'église, zone de police, CPAS, intercommunales, ASBL...) mais aussi de l'octroi des subventions.

Le chef de service traduit les orientations stratégiques et les objectifs généraux de l'administration dans son service. Il organise et coordonne les activités du service. Il dirige son équipe en veillant à une articulation cohérente de l'action des agents placés sous son autorité hiérarchique dans le but de réaliser les objectifs opérationnels. Il organise la mise en œuvre des missions du service dans une perspective d'amélioration continue du service rendu au public. Il est responsable de la mise en œuvre des décisions du Collège communal et du Conseil communal relatives aux compétences de son service. Il codifie les données en respectant les principes de la syntaxe budgétaire et comptable, contrôle leur encodage et traitement et transforme les données afin de les tenir à jour et de corriger les erreurs. Il informe les personnes concernées sur le contenu et l'état d'avancement des dossiers.

Le chef de service soutient et assiste le Directeur financier dans ses missions visant à garantir la légalité des actions économiques et financières entreprises par l'administration.
Au sein de son service, le chef de service occupe un poste clé au niveau du bon fonctionnement des missions de l’administration. Sous l'autorité du Directeur financier, en collaboration avec l'équipe en place, il/elle est appelé(e) à effectuer les tâches et activités telles que listées ci-dessous (liste non exhaustive).

Description de la fonction

Le chef de service doit :

  • Assurer le suivi des dossiers, documents et informations liés au budget et au compte ordinaire et extraordinaire.
  • Centraliser les données comptables.
  • Organiser les informations comptables et budgétaires conformément à la réglementation et aux instructions reçues de la Région relative à la confection budgétaire, la gestion financière de l'organisation et la clôture des comptes.
  • Classer les informations en cohérence avec la syntaxe comptable.
  • Préparer les données à caractère financier pour permettre leur analyse en réunion.
  • Gérer les dossiers contentieux et le recouvrement des créances (fiscales et civiles).
  • Traiter certains travaux de la clôture comptable (gestion des travaux en cours, financement service extraordinaire, publicount, participation à l'élaboration et l'édition du bilan, le compte des résultats, annexes...).
  • Traiter des bons de commande en cohérence avec les articles budgétaires et les marchés publics.
  • Traiter les informations sur base de demandes de la tutelle, du Conseil communal, du Collège communal, des services gestionnaires... en effectuant des requêtes dans le logiciel comptable pour extraire les données dans un tableur et offrir des réponses dans le format souhaité.
  • Détecter et corriger les erreurs dans les documents et encodages comptables et financiers.
  • Se renseigner en cas d'erreur, demander des informations à la tutelle, au Conseil communal, au Collège communal, aux services gestionnaires...
  • Vérifier la conformité des demandes engendrant des dépenses introduites par les services.
  • Vérifier la mise en œuvre correcte et efficace du travail opérationnel de son service.
  • Vérifier le respect du cadre, des délais, des procédures et de la réglementation.
  • Contrôler la bonne application des procédures et formuler des propositions d’amélioration, notamment dans le cadre du contrôle interne.
  • Standardiser les documents comptables et les informations demandées par la hiérarchie pour étudier la situation budgétaire ou financière.
  • Standardiser les procédures et méthodes de fonctionnement du service.
  • Informer les collègues et la hiérarchie du contenu et de l'état d'avancement des dossiers financiers.
  • Répondre aux questions des services relatives aux dossiers financiers qui les concernent.
  • Prioriser le travail en fonction des urgences et de l'importance des dossiers relatifs au budget de l'administration.
  • Planifier la gestion des dossiers en cohérence avec les échéances relatives à la mise en pratique du budget de l'administration.
  • Planifier les délais de réalisation des activités hebdomadaires et mensuelles du service.
  • Planifier les réunions, les évaluations, les moments d'échange et de rencontre avec les membres du service.
  • Planifier le traitement des factures (dates limites de paiement, calendrier du Collège, Conseil, instructions reçues des services gestionnaires...).
  • Organiser le travail au sein du service.
  • Organiser le développement des ressources et compétences du service.
  • Encourager les agents à persévérer dans la réalisation de leur travail en vue d'atteindre les objectifs collectifs et individuels.
  • Expliquer les objectifs, les décisions, l'approche, les consignes pour faciliter la mise en œuvre.
  • Faire bénéficier les membres du service de ses connaissances, compétences, informations, ressources...
  • Évaluer le personnel qui travaille sous son autorité.
  • Cadrer les agents afin de maintenir une ligne de conduite cohérente au sein du service.
  • Modérer ses propos dans les échanges délicats et difficiles.
  • Être méthodique dans l'organisation de son travail pour garder de l'ordre dans le classement des documents et assurer la continuité de la procédure et le suivi du dossier dans les délais.
  • Se montrer discret quant au contenu des informations traitées dans les dossiers liés à la comptabilité de l'administration.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. D’autres tâches ou affectations en lien avec les missions d’un service public communal sont possibles. 

Profil et conditions

  • Être Belge ou citoyen d’un pays membre de l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse
  • Jouir des droits civils et politiques
  • Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer
  • Être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction à exercer
  • Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement universitaire ou assimilé, orienté finances ou économie
  • Être en possession, à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, d’un permis B (sans restriction)
  • Agir avec intégrité et professionnalisme
  • Faire preuve de déontologie
  • Faire preuve de discrétion et de réserve
  • Être capable d’organiser son travail avec méthode et efficacité
  • Faire preuve de soin, de rigueur et de précision dans le travail
  • Posséder une bonne communication écrite (orthographe) et orale
  • Être capable d’analyser et de synthétiser les informations
  • Être capable de gérer l’ensemble des tâches dans un délai imposé
  • Être capable de maximiser les potentialités des moyens informatiques mis à disposition
  • Veiller régulièrement à mettre à jour ses connaissances théoriques, pratiques et informatiques
  • Assurer sa formation permanente en participant aux formations utiles pour la fonction 
  • Connaître le fonctionnement d'une administration communale, les règlementations de référence de l’administration et plus particulièrement les règlementations spécifiques aux matières traitées par le service
  • Connaître l’ensemble des institutions et des opérateurs agissant dans le giron de l’administration
  • Faire preuve d’autonomie et d’adaptabilité
  • Être capable de travailler en équipe
  • Avoir une bonne résistance au stress et à la pression
  • Par sa réflexion, être capable non seulement d’intégrer les changements mais de les susciter dans une perspective dynamique d’amélioration du service à la population
  • Être flexible en fonction des besoins du service 
  • Maîtriser l’outil informatique ainsi que la suite Office
  • Maîtriser les logiciels tels qu’Acropole Comptabilité, Acropole Taxes et Acropole Facturation constitue un atout 
  • Posséder une expérience dans un service finances d’un pouvoir local est vivement recommandé
  • Être dans les conditions pour bénéficier de l’APE au moment de l’engagement. 

Type de contrat 

  • Contrat à durée déterminée, APE, temps plein (36h/semaine – horaire flottant) pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée 
  • Échelle de traitement : A1 (Enseignement universitaire ou assimilé : 22.032,79 € brut/an non indexé à 0 année d’ancienneté – selon l’index de janvier 2022 : 39.125,83 €) 
  • Allocation de fin d’année & pécule de vacances 
  • Expérience valorisable à concurrence de 6 années maximum pour le secteur privé (expérience en rapport direct avec la fonction à exercer au sein de l’administration) et de l’entièreté pour le service public

Modalités de candidature

Le dossier de candidature qui comprendra : 

  • une lettre de motivation datée et signée
  • un curriculum vitae
  • un extrait de casier judiciaire (délivré moins de 6 mois avant la date limite de réception des candidatures)
  • une copie du diplôme requis 
  • une copie recto-verso du permis de conduire B

Doit être adressé pour le 31 juillet 2022 au plus tard, à Madame Véronique DAMÉE, Bourgmestre, Rue des Wagnons, 4 à 7380 Quiévrain, par pli recommandé (le cachet de la poste faisant foi).

Les candidatures ne répondant pas aux exigences demandées, incomplètes ou rentrées hors délai ne seront pas prises en considération pour la sélection.
Une sélection préalable des candidats sera faite sur base de la lettre de motivation et du curriculum vitae. 

Toute information complémentaire peut être obtenue auprès du service du personnel (c2VydmljZS5wZXJzb25uZWxAcXVpZXZyYWluLmJl). 

Conditions de recrutement

Les candidats seront soumis à des épreuves de sélection :

  • une épreuve écrite qui consiste d’une part, en un résumé critique d’une conférence sur un sujet d’ordre général et d’autre part, qui porte sur les connaissances liées à la fonction.
  • une épreuve orale permettant de juger de la maturité et de la motivation des candidats et d’apprécier leurs aptitudes à occuper le poste.

Pour être sélectionné, le candidat doit obtenir 50 % des points pour chacune des épreuves, le total final des épreuves devant être d’au moins 60 %.

Le détail et les modalités des épreuves seront fournis aux candidats retenus. Ces épreuves constituent un examen. 
 

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